facebook tracking
Office Manager / Ekonomiassistent / Executive Assistant

Office Manager / Ekonomiassistent / Executive Assistant

Jobba på Grebban!

Grebban är en av Sveriges ledande och mest snabbväxande byråer. Vi arbetar med några av Skandinaviens hetaste varumärken och hjälper de affärsutveckla med hjälp av strategi, kod och design. Som e-handelsspecialister hjälper vi våra kunder med en av deras absolut viktigaste försäljningskanaler med t.ex. varumärkesidentitet, tillväxtstrategier, grafisk design, UX och digital design, systemarkitektur och att bygga deras e-handelslösningar.
 

Om rollen

Grebban söker nu en ny stjärna till vårt backoffice-team och söker en proaktiv och driven office manager, ekonomiassistent och administratör till vårt Stockholmskontor. En del av rollen är även en slags event manager roll, där man ansvarar för interna- och externa möten på kontoret t.ex. med planering, AWs och konferens/kursförberedelser. Rollen innebär många varierande och utmanade arbetsuppgifter och mycket möjligheter till utveckling.  

Den här tjänsten ställer höga krav på noggrannhet och ansvarstagande samtidigt som du är serviceinriktad och prestigelös. Vi vill också att du har lätt för att samarbeta, är driftig och initiativtagande. Du är en lagspelare som gillar att samarbeta och knyta nätverk, samtidigt som du är bra på att arbeta självständigt. Du trivs med att jobba i en snabbföränderlig och händelserik miljö med högt till tak.

Vi ser den här rollen som en kombination av Ekonomiassistent, Office Manager och Executive Assistant.

 

Arbetsuppgifter

  • Du kommer stötta och jobba nära Grebbans CFO och digitala ekonomifunktion i det administrativa ekonomiarbetet och har ett brett spann av arbetsuppgifter inom fältet för ekonomi, redovisning, löner, fakturering, avstämningar och rapporter.
  • Du kommer även jobba nära Grebbans VD och övriga management-team för att proaktivt hjälpa och avlasta de i deras arbetsvardag
  • Hantera, boka och optimera tidrapportering, kalendrar, möten, resor, utlägg
  • Avtalshantering, förbereda, korrläsa och hantera
  • Ta fram- och jobba med datauppföljning t.ex. ta fram månadsrapporter, projektuppföljningar och HR-statistik. Stötta management med att ta fram t.ex. rapporter, grafer eller uträkningar.
  • HR & ekonomi-administration, både onboardingprocesser & löpande
  • Inköp och systemadministration (konton etc) och arbetsstationer
  • Tillviss del hantera och avlasta i rekryteringsprocesser (boka och omboka intervjuer, screena & rapportera)
  • Sköta om- och ta hand om Stockholmskontoret t.ex. genom inköp, inredning, mat- & dryck, nyckelhantering, avfallshantering, kravställa- och hantera leverantörer. Se till att kontoret alltid är “state of the art” och att alla, både medarbetare och gäster, känner att kontoret är en fantastisk plats att vara på 
  • Agera event manager genom att planera, utföra och se till att våra events blir så bra som möjligt (både interna- och externa events)
  • Proaktivt och reaktivt hjälpa till med möten, från praktiskt till t.ex. mötesanteckningar
  • Svara på- och hantera t.ex. företagets info-mail och olika kontaktytor, delegera och hantera inkommande säljförfrågningar, samt motsvarande i sociala medier
  • Andra administrativa uppgifter och hjälpa till där det behövs, detta är en “jack of all trades”-roll och uppgifterna kommer säkert variera från dag till dag!


Kvalifikationer / vad vi söker efter

  • Pratar- och skriver flytande svenska och engelska (mycket god språklig nivå på båda ett krav)
  • God förståelse för- och förmåga att räkna, förstå och hantera företagsekonomi (bokföringserfarenhet ej ett krav, men att kunna räkna och på och analysera data är ett krav)
  • Service-minded, hög servicekänsla
  • Väldigt välstrukturerad och organiserad
  • Självgående och kan projektleda sig själv, hög problemlösningsförmåga utan för mycket input
  • Kommunikativ och tydlig
  • Handlingskraft och driven
  • Flexibel och van vid många parallella uppgifter, multitasking
  • Social och gillar att knyta relationer och kontakter
  • Affärsförståelse, viss kunskap om hur företag organiserar sig och dess funktioner, mål och prioriteringar
  • Van vid att prioritera- och hantera multipla arbetsuppgifter med deadline
  • Hög digital grundnivå - van vid att hantera stora mängder epost, dokument och andra mjukvaror, orädd för att sätta upp en dator, mobil och installera rätt program
  • Kan excel/spreadsheets bra och är inte rädd för att göra analyser, rapporter eller ta fram grafer med relativt lite guidning
  • Stort plus för designöga och erfarenhet av t.ex. Keynote/Powerpoint, Google Slides, Photoshop/Figma och liknande verktyg
  • Viss flexibilitet, dels med resor (främst till Göteborg), dels med tillgänglighet 


Vad du kan förvänta dig av ett jobb på Grebban

  • Ett otroligt härligt gäng glada kollegor som är sociala, har en stark drivkraft framåt och och engagemangsnivå. 
  • Ett företag som är snabb tillväxt, med höga mål och stor ambitionsnivå. Utvecklande och väldigt roligt - men också hög intensitet.
  • Attraktiva förmåner (tjänstepension, friskvårdsbidrag, mobiltelefon, traktamente, brusreducerande Bose-hörlurar, välfyllda kylskåp- & snacksskåp, kreativt och fint kontor)
  • Snabb personlig utveckling och mycket frihet under ansvar
  • Transparens och en kultur där allas idéer, initiativ och förmågor tas till vara på “be om förlåtelse, inte tillåtelse”


För att ansöka

Detta är en junior roll rent ersättningsmässigt och vi söker en driven, självgående och ambitiös person men som också är van vid ekonomi och administration. Har du erfarenhet inom service, sälj, ekonomi/bokföring, HR-administration, office management eller analys är det ett stort plus, men vi ser gärna ansökningar med olika bakgrunder och erfarenheter. Grebban applicerar policyn “hellre rätt person än rätt utbildning” men vi tycker det är ett plus i kanten med utbildningar som t.ex. redovisningsekonom, paralegal, analytiker, sekreterare, hr, administratör eller ekonom. 

Då rollen även innefattar ansvar för office management av vårt Stockholmskontor på Lilla Bantorget 11, är det ett krav att kunna arbeta från plats på heltid (även om det kan förekomma vissa remote-dagar då och då). 

Vi vill också tydliggöra att detta är ett arbete för en ambitiös och driven person som är intresserad av ett jobb med högt tempo, gärna med naturligt driv och som gillar att egna initiativ. 

Vi rekryterar löpande och start är möjlig per omgående. Välkommen med din ansökan!

 

Or, know someone who would be a perfect fit? Let them know!

Teamtailor

Applicant tracking system by Teamtailor