facebook tracking

Executive Assistant / Office Manager / Administratör

Scroll to content

Jobba på Grebban!

Grebban är en av Sveriges snabbast växande byråer och jobbar med starka varumärken som iDeal of Sweden, Craft Sportswear, NN07, Sandqvist, Hestra, RoyalDesign och L:A Bruket. 

Några av de saker vi hjälper våra kunder med är varumärkesdesign (branding), grafisk design, UX och e-handelsdesign, systemarkitektur, e-handelslösningar, e-handelsstrategi och CRM-expertis. 

Vi bygger Grebban med ambitionen om att vara en av världens bästa byråer och nu behöver vi en administrativ stjärna till vårt team. 

Om rollen

Vi söker nu en proaktiv administratör till vårt Stockholmskontor, en nyckelspelare i vår tillväxt. Rollen innebär många varierande arbetsuppgifter och mycket möjligheter till utveckling. 

Vi ser den här rollen som en kombination av Executive Assistant / Office Manager / Event Manager och Administratör. 

Arbetsuppgifter

  • Jobba nära Grebbans VD och övriga management-team för att proaktivt hjälpa de i deras arbetsvardag
  • Hantera, boka och optimera tidrapportering, kalendrar, möten, resor, utlägg 
  • Proaktivt och reaktivt hjälpa till med möten, från praktiskt till t.ex. mötesanteckningar
  • Avtalshantering, förbereda, korrläsa och hantera
  • Ta fram- och jobba med datauppföljning t.ex. ta fram månadsrapporter, projektuppföljningar och HR-statistik. Stötta management med att ta fram t.ex. rapporter, grafer eller uträkningar.
  • HR & ekonomi-administration, både onboardingprocesser & löpande
  • Faktureringsadministration, uppföljning och tidrapporteringsanalys
  • Inköp, systemadministration (konton etc) och arbetsstationer
  • Hantera rekryteringsprocesser (boka och omboka intervjuer, screena & rapportera)
  • Sköta om- och ta hand om Stockholmskontoret t.ex. genom inköp, inredning, mat- & dryck, nyckelhantering, avfallshantering, kravställa- och hantera leverantörer. Se till att kontoret alltid är “state of the art” och att alla, både medarbetare och gäster, känner att kontoret är en fantastisk plats att vara på 
  • Agera event manager genom att planera, utföra och se till att våra events blir så bra som möjligt (både interna- och externa events)
  • Svara på- och hantera t.ex. företagets info-mail och olika kontaktytor, delegera och hantera inkommande säljförfrågningar, samt motsvarande i sociala medier
  • Hjälpa till att hantera företagets sociala medier och andra kommunikationskanaler rent administrativt
  • Andra administrativa uppgifter och hjälpa till där det behövs, detta är en “jack of all trades”-roll och uppgifterna kommer säkert variera från dag till dag!

Kvalifikationer / vad vi söker efter

  • Pratar- och skriver flytande svenska och engelska (mycket god språklig nivå på båda ett krav)
  • God förståelse för- och förmåga att räkna, förstå och hantera företagsekonomi (bokföringserfarenhet ej ett krav, men att kunna räkna och på och analysera data är ett krav)
  • Service-minded, hög servicekänsla
  • Väldigt välstrukturerad
  • Självgående, hög problemlösningsförmåga utan för mycket input
  • Kommunikativ och tydlig
  • Handlingskraft och driven
  • Flexibel och van vid många parallella uppgifter, multitasking
  • Social och gillar att knyta relationer
  • Affärsförståelse, viss kunskap om hur företag organiserar sig och dess funktioner, mål och prioriteringar
  • Van vid att prioritera- och hantera multipla arbetsuppgifter med deadline
  • Hög digital grundnivå - van vid att hantera stora mängder epost, dokument och andra mjukvaror, orädd för att sätta upp en dator, mobil och installera rätt program
  • Kan excel/spreadsheets bra och är inte rädd för att göra analyser, rapporter eller ta fram grafer med relativt lite guidning
  • Stort plus för designöga och erfarenhet av t.ex. Keynote/Powerpoint, Google Slides, Photoshop/Figma och liknande verktyg
  • Viss flexibilitet, dels med resor (främst till Göteborg), dels med tillgänglighet 

Vad du kan förvänta dig av ett jobb på Grebban

  • Ett otroligt härligt gäng glada kollegor som är sociala, har en stark drivkraft framåt och och engagemangsnivå. 
  • Ett företag som är snabb tillväxt, med höga mål och stor ambitionsnivå. Utvecklande och väldigt roligt - men också hög intensitet.
  • Attraktiva förmåner (tjänstepension, friskvårdsbidrag, mobiltelefon, traktamente, brusreducerande Bose-hörlurar, välfyllda kylskåp- & snacksskåp, kreativt och fint kontor)
  • Snabb personlig utveckling och mycket frihet under ansvar
  • Transparens och en kultur där allas idéer, initiativ och förmågor tas till vara på “be om förlåtelse, inte tillåtelse”

För att ansöka

Detta är en junior roll rent ersättningsmässigt och vi söker en driven, självgående och ambitiös person men som också är van vid administration. Har du erfarenhet inom service, sälj, ekonomi/bokföring, HR-administration, office management eller analys är det ett stort plus, men vi ser gärna ansökningar med olika bakgrunder och erfarenheter. Grebban applicerar policyn “hellre rätt person än rätt utbildning” men vi tycker det är ett plus i kanten med utbildningar som t.ex. redovisningsekonom, paralegal, analytiker, sekreterare, administratör eller ekonom. 

Då rollen även innefattar ansvar för office management av vårt Stockholmskontor på Lilla Bantorget 11, är det ett krav att kunna arbeta från plats på heltid (även om det kan förekomma remote-dagar tillfälligt). 

Vi vill också tydliggöra att detta är ett arbete för en ambitiös person som är intresserad av ett jobb med högt tempo, gärna med naturligt driv och som gillar att egna initiativ. 

Vi rekryterar löpande. Välkommen med din ansökan!

 

Känner du några som skulle passa ännu bättre? Berätta det för dem.

Varför Grebban?

Hos Grebban är den gemensamma nämnaren allas engagemang - för varandra, sitt arbete och våra kunder. Man väljer att arbeta på Grebban för att man är en ambitiös person som tycker det är kul med högt tempo och för att man är driven i det arbete man vill åstadkomma. Så ingen jobbar hos oss endast för våra förmåner - men eftersom vi har en hel drös med bra saker vill vi ändå nämna de för att berätta att vi är en arbetsplats med fördelar!

  • Goda karriärmöjligheter

    Eftersom vi som företag växer snabbt, finns goda karriärmöjligheter både för mer ansvar och specialisering. Hos Grebban finns alla möjligheter till en väldigt spännande karriär för drivna personer.

  • Tjänstepension, friskvårdsbidrag, mobil

    Det är självklarheter - men vi har attraktiv tjänstepension, rejält friskvårdsbidrag, mobilabonnemang inkl mobil och valfri arbetsdator.

  • Fyllda kylskåp & skafferier

    Förutom frukost varje måndag och öl (med alkoholfria alternativ) varje fredag så har vi alltid fyllda Smeg-kylskåp och skafferier med dryck, fika, snacks, godis, frukt och kaffe. Hos Grebban finns alltid energi på burk när det behövs!

  • Konferenser & kompetensutveckling

    Kompetensutveckling är alltid prioriterat och vi har gästföreläsare kontinuerligt, inlogg till onlinekurser av alla de slag och många interna event, minst månadsvis, där vi delar med oss av det vi kan eller tycker är intressant. Sedan åker vi då och då på konferenser i såväl Sveriges som utomlands, alltifrån javascriptkonferenser till branding- och designkonferenser.

  • Inspirerande kontor & brusreducerande hörlurar

    Vi sitter i fräscha, inspirerande och om vi får säga det själva fantastiska lokaler centralt. För att kunna koncentrera sig trots öppet kontorslandskap har vi många mötesrum, arbetsrum och inte minst så får alla ett par brusreducerande Bose-hörlurar.

Vår företagskultur

Vi har en familjär kultur där alla bryr sig om varandra och arbetet. Det är högt i tak, ingen är rädd för att fråga om hjälp, och vi har en förhållandevis platt organisation med stort eget ansvar och stora karriärsmöjligheter. Samtidigt är vi alla som arbetar på Grebban ambitiösa i allt vi gör, både i vårt arbete och i vår strävan för att alltid göra det bästa för våra kunder. Vi är också väldigt stolta över att alla som arbetar hos oss utvecklas snabbt och mycket. Självklart har vi även väldigt kul ihop - på vår fredagsöl, våra konferenser, med vårt eget innebandykorpenlag Grebban IF eller på våra fester.

Teamtailor

Rekryteringsverktyg från Teamtailor